Descripción

El reconocimiento de excedentes consiste en el proceso mediante el cual CENS identifica, valida y compensa la energía eléctrica que un usuario genera y entrega a la red, cuando la energía exportada supera el consumo registrado (importación de energía). Este reconocimiento implica el cálculo del valor económico correspondiente a esos excedentes y su pago al usuario, siempre y cuando este cumpla con los requisitos administrativos y técnicos exigidos por la empresa, incluyendo su inscripción como proveedor, la selección de una forma de pago, y la entrega de la documentación requerida dentro de los plazos y condiciones establecidos.

El único canal disponible para realizar este trámite ante CENS es enviar la solicitud al correo [email protected], anexando los requisitos descritos previamente.

El tiempo de respuesta para esta solicitud de registro es de quince (15) días hábiles.

El tiempo de respuesta para el pago de excedentes es de treinta (30) días hábiles, si la factura cumple con los criterios de emisión y si fue radicada al con los atributos correspondientes.

Para realizar el reconocimiento de los excedentes que superan la importación de energía, es necesario que se encuentre registrado como proveedor en el sistema financiero de CENS, diligenciar el ANEXO 1 ACUERDO ESPECIAL ANEXO AL CCU y haber escogido una de las tres (3) formas de pago de excedentes, para ello se debe diligenciar el formato MATRICULA TERCEROS, anexando los siguientes documentos indicados:

• Copia de la cédula ampliada al 150%
• RUT actualizado (fecha de expedición mayor o igual al 22 de noviembre del 2012).
• Certificado Bancario (vigencia no superior a 3 meses).
• Cámara de Comercio – Certificado de Representación Legal, en caso de que aplique para personas jurídicas (vigencia no superior a 3 meses).
• FORMATO FORMA PAGO diligenciado, para la respectiva entrega de excedentes de energía.
• Formato ANEXO 1 ACUERDO ESPECIAL ANEXO AL CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES diligenciado.

Los documentos deben tener una vigencia no superior a tres (3) meses y todos los soportes deben ser diligenciados, firmados y enviados al correo [email protected].

Nota1 : Si ya realizó el proceso de matrícula de terceros para registro como proveedor no es necesario que lo vuelva a realizar, no obstante, deberá diligenciar el anexo al CCU e indicar en el correo que ya está inscrito como proveedor.

Nota 2: Si usted es propietario de más de una cuenta de cliente/usuario CENS, deberá completar el Anexo 1 Acuerdo Especial Anexo al Contrato de Condiciones Uniformes por cada una de las cuentas que posea. Además, en el archivo de matrícula de terceros, deberá indicar el número de cliente y el municipio correspondiente. Por ejemplo: Cúcuta – 109064 y Pamplona – 213560. Esta información debe ser incluida en el apartado "N° Contrato, Tipo de relación contractual o Descripción de la actividad, servicio o bienes que suministrará al Grupo".

Nota 3: Asegurarse de no enviar documentos bloqueados por clave, dado que el correo no llegará a nuestro buzón.

Las causales de rechazo para esta solicitud son las siguientes:

• Documentos con vigencia superior a la indicada: Si alguno de los documentos solicitados, como el RUT, certificado bancario o la Cámara de Comercio (en caso de personas jurídicas), tiene una vigencia superior a la indicada anteriormente, la solicitud será ser rechazada.
• Formatos incompletos o no diligenciados correctamente: Si alguno de los formatos no está completamente diligenciado o tiene datos incorrectos o incompletos, será motivo de rechazo.
• Falta de firma en los documentos: Los documentos solicitados deben ser firmados por el usuario y/o suscriptor de la cuenta. Si alguno de los documentos o formatos no está firmado, la solicitud será rechazada.
• No elección de forma de pago de excedentes: Si no se selecciona correctamente una de las tres formas de pago de excedentes o si el formato correspondiente (FORMATO FORMA PAGO) no está debidamente diligenciado, la solicitud no será procesada.
• Incongruencia en la información: Es obligatorio que la persona solicitante sea la misma en todos los documentos presentados. Cualquier discrepancia en este sentido resultará en el rechazo de la solicitud.
• Tipo de formato de los archivos: La documentación completa ante CENS deberá ser presentada exclusivamente en formato PDF. No se aceptarán archivos con extensiones PNG, JPEG, WORD u otras.
• Orden y renombramiento de archivos: Si usted es PERSONA NATURAL, deberá presentar los siguientes documentos de manera separada, en formato PDF, renombrándolos con los dígitos 1, 2, etc., seguidos del nombre correspondiente, de la siguiente manera:

1. ANEXO 1 CONDICIONES ESPECIALES
2. MATRÍCULA TERCEROS
3. FORMATO FORMA DE PAGO
4. CÉDULA
5. CERTIFICADO BANCARIO
6. RUT

Si usted es PERSONA JURÍDICA, deberá presentar los siguientes documentos de manera separada, en formato PDF, renombrándolos con los dígitos 1, 2, etc., seguidos del nombre correspondiente, de la siguiente manera:

1. ANEXO 1 CONDICIONES ESPECIALES
2. MATRÍCULA TERCEROS
3. FORMATO FORMA DE PAGO
4. CÉDULA
5. CERTIFICADO BANCARIO
6. CÁMARA DE COMERCIO
7. RUT

¿Quién puede presentar la solicitud?

El solicitante puede ser una persona natural o jurídica

¿Cuál es el costo del trámite?

La solicitud de Inscripción como proveedor para el Reconocimiento de Excedentes no tiene ningún costo.

Las personas naturales o jurídicas que dentro de su RUT presenten las obligaciones o las características, que se observan a continuación están en la obligación de emitir factura electrónica:

• 14: Informante de exógena
• 42: Obligado a llevar contabilidad
• 52: Facturador electrónico
• Personas Jurídicas.
• Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
• Los responsables el Impuesto Nacional al Consumo (INC).
•  Personas Naturales que superen los ingresos brutos de 3500 Unidades de Valor Tributario (UVT), o estén dentro de los requisitos del artículo 437 del Estatuto Tributario.
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE).
• Comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos (Decreto 358 de 2020 Artículo 1.6.1.4.2).
• Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.

Salvo las excepciones, no están obligados a facturar o expedir documento equivalente. Esto de acuerdo con lo indicado en el Artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023:

1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
2. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
3. Personas naturales no responsables de IVA o Impuesto al consumo.
4. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
5. Asalariados y pensionados.
6. Prestadores de servicios desde el exterior.
7. Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA, con ingresos inferiores a 3.500 UVT.
8. Juntas de Acción Comunal (JAC), siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el Impuesto sobre las Ventas (IVA).

La información referente al ente receptor de la factura electrónica o comprador es la siguiente:

1. Nombre o Razón Social: CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER SA ESP
2. Tipo de Documento: NIT
3. Número Documento: 890500514
4. Tipo de Contribuyente: Persona Jurídica
5. Régimen Fiscal: R-99-PN
6. Responsabilidad Tributaria: ZZ - No aplica
7. País: Colombia
8. Departamento: Norte de Santander
9. Municipio/Ciudad: Cúcuta
10. Dirección:  Avenida Aeropuerto 5N - 220 Barrio Sevilla
11. Teléfono / Móvil: (607) 582 44 44.
12. Correo: [email protected]
13. Fecha de vencimiento: 30 días hábiles
14. Tipo de cobro: A CRÉDITO

Los proveedores autogeneradores obligados a emitir factura electrónica deberán presentar su factura, en la cual se deberá especificar el concepto (que corresponde a un mes anterior al de la factura de energía), el precio unitario, la cantidad de energía y la unidad de medida, que es KWH. La falta de esta información será motivo de rechazo de la factura (ver Tabla 1). En caso de que el sistema utilizado por cada agente autogenerador no permita el uso de más de dos cifras significativas, se podrán utilizar solo dos cifras sin aproximar. Sin embargo, si el saldo reclamado supera el saldo real de la reclamación, la factura también será rechazada.

Tabla 1. Conceptos usuarios AGPE

Los usuarios podrán solicitar la información relevante sobre conceptos, precios unitarios, cantidades de energía y la unidad de medida al correo [email protected].

Recuerde que, si su forma de pago es la opción 2: "PAGAR EN EL SIGUIENTE PERÍODO", deberá emitir su factura de reclamación de excedentes cada mes, después de recibir la factura de energía.

Si su forma de pago es la opción 1: "ABONAR A FACTURAS SIGUIENTES Y, SI QUEDA SALDO, ENTREGAR EN JUNIO Y DICIEMBRE" o la opción 3: "NO CRUZAR CON NADA, ACUMULAR Y ENTREGAR SALDOS EN JUNIO Y DICIEMBRE", podrá emitir la factura mensual o cada seis meses, según lo considere conveniente. Tenga en cuenta que, si su forma de pago es la opción 1, los valores a facturar corresponderán exclusivamente a la exportación de energía, sin cruzar con facturas posteriores.

Los usuarios que pertenezcan a regímenes especiales, como la Zona Económica y Social Especial (ZESE), deberán realizar la solicitud para obtener los beneficios tributarios enviando un correo a [email protected]. La solicitud debe realizarse utilizando el formato Régimen ZESE, debidamente membretado y firmado por el representante legal.